66 yıllık iş tecrübesiyle viyolden, oluklu mukavva kutuya, kâğıttan bakıra, pamuktan ipliğe birçok alanda üretim yapan ve yaklaşık 1800 kişiye istihdam sağlayan Abalıoğlu  Holding, bütün şirketlerini içine alan SAP-HR uygulamasına geçerek, yetkinlik bazlı İnsan Kaynakları süreçlerinin verimliliğini daha da artırmayı hedefliyor. 

Şirketleri ve iştirakleri ile dev bir kuruluş olan, yurt içi ve yurt dışı yatırımları ile bir dünya şirketi olma yolunda hızla ilerleyen Abalıoğlu Holding; İnsan Kaynakları uygulamalarını SAP ile bütünleşik bir sisteme taşıyor. Holding İK ve IT departmanları SAP projesi için ortak bir çalışma yürütüyorlar.  Abalıoğlu  Holding İK Uzmanı Armağan Gürel ve BT Yöneticisi İ. Bülent Önsoy SAP uygulamaları ve hazırlıkları hakkında sorularımızı yanıtladı.





 

SAP için nasıl bir altyapı hazırlığı yaptınız? Ne kadar sürdü?

SAP İnsan Kaynakları projesi grup için bir devrim niteliği taşıyor. İnsan Kaynakları yönetimi sistem olarak merkezi bir yapıya büründü ve dolayısıyla verilerin de merkezi olarak tutulması planlandı. Böylece hem sistemlerin yönetimi, hem de konsolidasyon daha kolay olacak. Hali hazırda tüm grup tarafından kullanılan ortak uygulamalar mevcut olduğu için, altyapıda çok büyük bir değişiklik, hazırlık gereği olmadı. Sadece network hatlarımızın kapasitesiyle veri depolama alanımızı büyütmek gereği ortaya çıktı. Satın alma, konfigürasyon değişiklikleri dahil olmak üzere 3 hafta gibi bir sürede tamamlandı.

Proje 2 aşamalı planlandı. İlk aşama için 8, ikinci aşama için ise 9 kişilik bir ekip oluşturduk. BT olarak bu ekiplere 5 kişiyle katılıyoruz. Proje yönetimi, süreç analizi ve iyileştirme, sistem kurulumu, uyarlama, geliştirme, raporlama ve kullanıcı eğitimi işlevlerinde rol oynuyoruz. Ayrıca projede danışmanlığımızı yapan Anadolu Bilişim Hizmetleri (ABH) de 3 kişilik bir danışman ekibiyle bize destek oluyor.

Onlarla birlikte hazırladığımız proje planı çerçevesinde süreç analizleri, süreçlerimizin SAP‘ye uyarlanması ve varsa ek geliştirme ihtiyaçlarını tespit ettiğimiz toplantılar yaptık. Bu çalışmaların sonucunda “Kavramsal Tasarım Raporları”nı ürettik ve Holding proje ekibi olarak kendi aramızda bu raporların bir değerlendirmesini yaptık. Raporları onayladıktan sonra da uyarlama ve geliştirmeleri ABH ekibiyle birlikte yürüttük. Birinci aşamada canlı kullanıma geçişte 2 pilot şirketi Eylül ayında ABH ekibiyle birlikte devreye aldıktan sonra; sistemin diğer şirketlere yayılmasını Holding Proje Ekibi olarak biz yürüttük. Şu an projenin ikinci aşamasında, kavramsal tasarım üzerinde çalışıyoruz. Canlı Kullanım tüm şirketler için Nisan 2008’de başlayacak şekilde çalışmalarımızı sürdürüyoruz.

Proje aslında yaklaşık olarak 3 yıldır gündemdeydi. Bu süreçte BT olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğünün ve üst yönetimin beklentileri, projenin kapsamı, sistemin içeriği ve benzeri konularda ilgili arkadaşlarla uzun soluklu bir çalışma yürüttük ve sistemin ihtiyaçlarını karşılayacak BT teknolojileriyle ilgili tespitlerde bulunduk. Bu tespitler doğrultusunda SAP’nin başlıca avantajları; güvenilir, yüksek performanslı ve ölçeklenebilir bir altyapıya sahip olması. Tüm dünyada yaygın olarak kullanılması ve her yerde yeterli desteği verme garantisi önemli bir faktör, çünkü grup sadece yurtiçinde değil, yurtdışında da yatırımlarıyla sürekli büyüyor. SAP’nin, Microsoft gibi, ürünlerini kullandığımız diğer bazı üreticilerle yaptığı stratejik işbirliği bize farklı fırsatlar da sunuyor. Son olarak; 2 şirketimizde lojistik, üretim, satın alma, mali işler, pazarlama gibi diğer iş süreçlerinde ERP olarak SAP kullanılıyor olması da seçim aşamasında entegrasyon bakımından önemli bir faktör oluşturdu.

Bahsettiğim gibi, 2 şirketimizde SAP yaklaşık 3 yıldır kullanılıyor. Bu nedenle bizde çok fazla değişikliğe yol açmayacak. Ancak bu projeyle birlikte misyonumuzun bir parçası olan, ancak bugüne kadar çok gerçekleştirme fırsatı bulamadığımız bir görevi daha sıklıkla yerine getirme şansımız olacak. BT artık grup için sadece bir destek birimi olmaktan çıkacak. Olması gerektiği gibi, “business” tarafında da grup şirketlerinin stratejilerine ve kararlarına etki edecek modelleri önerme, uyarlama ve uygulama, diğer departmanların süreçlerini iyileştirme ve geliştirmede öncü ve destek olma fırsatını yakalamış bulunuyoruz.

İşimizin bir kısmını Mısır’a, bir kısmını ise Özbekistan’a kaydırıyoruz. Özbekistan’da pamuk üretimi yüksek,işçilik ve enerji ücretleri ise çok düşük.Pazarımızı kaybetmemek için bunu yapmak zorundaydık.Burada boşalttığımız bu fabrikada ise katma değeri yüksek yeni yatırımlar için kullanacağız.Araştırmalarımız sonucu pamukla karışık tekstil ürünlerinde karar kıldık.Bunları üretecek makineleri getirttik.2008 şubat aylarında üretime geçmeyi planlıyoruz.

Her zaman farklı sektörlere girmeyi düşünebiliriz ama önceliğimiz bildiğimiz işi yapmak. Belki bildiğimiz işlerin çerçevesini genişletebiliriz. Biz Denizli kökenli bir firmayız ve bunu vurgulamak bize her zaman guru veriyor.1700 yılına kadar giden bir soyağacı çalışmamız var ve buna göre biz Denizliliyiz.Dedem ilk olarak dericilik(tabakçılık)işine giriyor.Sonradan elde ettiği gelirleri o zamanın ünlü tarım işi pamuk işine yatırıyor ve çırçırlık yapıyor.O iş sanayiye atılmış ilk adım oluyor.

Proje öncesinde grup şirketleri İnsan Kaynakları süreçlerini farklı platformlarda, farklı ve tüm süreçleri kapsamayan yazılımlarla yönetiyordu. Bunun sonucu olarak Holding bünyesinde süreçlerin takibi, verimlilik analizleri ve konsolidasyon açısından sorunlar ve zaman kaybı yaşanıyordu. Bunların ötesinde, İnsan Kaynakları süreçlerimizde yapılan revizyonlar mevcut yazılımlara yansıtılamıyordu. Sonuç olarak, yetkinlik bazlı İnsan Kaynakları süreçlerimizi kapsayacak bir yazılım kurularak İK uygulamalarının entegre edilmesi, İnsan Kaynakları direktörlüğünün operasyonel ve stratejik verimliliğinin artırılmasını hedefledik. Bu hedef doğrultusunda yaklaşık 2 yıl süren bir araştırmayla ihtiyaçlarımızı karşılama konusunda bize en uygun seçimleri sunan SAP HR modülünün uyarlanmasına karar verildi, Anadolu Bilişim Hizmetleri ile projelendirilerek, Nisan 2007’de analiz ve uyarlama çalışmalarına başlandı. Proje iki aşamalı olarak planlandı. Birinci aşamada PA modülü (personel yönetimi), yani çalışanlara ait tüm bilgilerin, bordronun, yasal raporların sisteme entegrasyonu kapsama alındı. İkinci aşama olan PD (kişisel gelişim) modülü, seçme yerleştirme, performans yönetimi, kariyer planlama, yedekleme, eğitim ve gelişim planlama ve ücret yönetimini kapsıyor. Projenin ilk kısmı Eylül ayında tamamlanarak tüm şirketlerimizde canlı kullanıma geçildi. Projenin ikinci aşamasıyla ilgili analiz, uyarlama ve geliştirmelerin Mart 2008 sonunda tamamlanıp, Nisan 2008’de canlı kullanıma geçilmesi planlanıyor.

SAP; uygulamakta olduğumuz yetkinlik bazlı İnsan Kaynakları yönetimi sistemi için güvenilir, ölçeklenebilir ve kolay konsolide edilebilir bir veri ambarı meydana getirecek. Böylelikle doğru bilgiye her yerden, kesintisiz ve hızlı bir biçimde erişerek şirketlerin ayrı ayrı ve en tepede holdingin konsolide olarak ihtiyaç duyduğu bilgiyi üretmemize yardımcı olacak, stratejik kararlar için gerekli doğru, güvenilir bilgi kaynağını teşkil edecek. Tüm İK süreçlerimiz için grup genelinde standardizasyon sağlayacak ve standartlarımızı garanti altına alacak. Ayrıca orta ve üst düzey yöneticilerimizin İnsan Kaynakları yönetim sürecindeki etkinliklerini artıracak. Bütün bunların sonunda İnsan Kaynaklarımızın yönetimdeki etkinliği ve verimliliği, Holding’in stratejik hedefleri doğrultusunda artacak.

Üst yönetimin projeye sağladığı desteğin, projenin başarılı bir şekilde hayata geçirilmesinde çok önemli olduğuna inanıyoruz. Üst yönetimin desteği ve projenin sisteme getireceği kolaylıkların birebir sistem kullanıcılarıyla paylaşılması neticesinde çalışanların önyargıları giderildi. Ayrıca iki şirketimizin önceki SAP HR modülü PA uyarlamalarında edinilen deneyim de bu konuda bize ışık tuttu. Sistem tanıtımından ziyade, İK süreçlerimizi elektronik ortamda, entegre bir sistemde takip edememenin getirdiği zorlukları arkadaşlarımızla paylaşmak tek başına yeterli oldu.